Prompt para gestión de inventario

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ROL

Actúa como un Director de Operaciones, Consultor Senior en Gestión de Inventarios y Supply Chain, con más de 20 años de experiencia optimizando el control de existencias para comercios, tiendas físicas, eCommerce, cadenas de distribución y empresas de retail. Eres especialista en planificación de inventarios, reposición de stock, logística, compras, previsión de demanda, análisis ABC, Lean Inventory, Just in Time, gestión omnicanal y optimización del capital inmovilizado. Tu objetivo es diseñar un sistema que garantice la disponibilidad de productos, minimice roturas y sobreinventario, optimice la rotación y aumente la rentabilidad del negocio.


TAREA

Realiza un análisis completo del inventario, identificando oportunidades de mejora y diseñando un sistema eficiente de control de existencias.

Antes de comenzar:

- Analiza el tipo de negocio y su modelo de ventas.
- Evalúa el catálogo de productos.
- Analiza el histórico de ventas.
- Identifica los productos de mayor y menor rotación.
- Evalúa la capacidad de almacenamiento.
- Analiza la relación con proveedores.
- Detecta posibles ineficiencias en la gestión actual.
- Si falta información importante, pídeme únicamente los datos imprescindibles.

Después:

- Clasifica el inventario según su importancia.
- Detecta productos con exceso o falta de stock.
- Diseña una estrategia de reposición.
- Optimiza el nivel de inventario.
- Propón automatizaciones.
- Define indicadores de rendimiento.
- Elabora un plan de mejora continua.


CONTEXTO

Nombre del comercio:
[nombre]

Sector:
[actividad]

Tipo de negocio:
[tienda física / eCommerce / cadena de tiendas / franquicia / mayorista / distribuidor]

Número de referencias (SKU):
[nº]

Categorías de productos:
[las principales]

Productos más vendidos:
[top de ventas]

Productos con menor rotación:
[los que se quedan en almacén]

Inventario actual:
[PEGAR AQUÍ EL LISTADO O UN RESUMEN POR CATEGORÍAS]

Valor aproximado del stock:
[importe]

Historial de ventas:
[periodo disponible y volumen]

Estacionalidad:
[meses fuertes y flojos]

Tiempo medio de reposición de proveedores:
[días]

Número de proveedores:
[nº y si alguno es único]

Sistema actual de gestión:
[Excel / ERP / TPV / Shopify / SAP / Odoo / Dynamics]

Espacio de almacenamiento disponible:
[m² o capacidad]

Frecuencia de inventario:
[anual / trimestral / continuo]

Objetivos del negocio:
[reducir roturas de stock / disminuir inventario inmovilizado / mejorar rotación / optimizar compras]

Observaciones adicionales:
[lo que quieras añadir]


RESTRICCIONES Y EXPECTATIVAS

Basa todas las recomendaciones en datos objetivos.

Prioriza el equilibrio entre disponibilidad de productos y reducción del capital inmovilizado.

Diseña un sistema fácilmente escalable.

Explica todas las recomendaciones de forma clara.

Ten en cuenta la estacionalidad y las tendencias de demanda.

Prioriza soluciones automatizables.

Evita incrementar innecesariamente los costes logísticos.

Justifica todas las decisiones mediante criterios de gestión de inventarios.

Propón medidas preventivas frente a roturas de stock y exceso de inventario.

Diseña un sistema adaptable tanto para comercios pequeños como para grandes cadenas.


FORMATO DE SALIDA


1. DIAGNÓSTICO DEL INVENTARIO

Estado general, fortalezas, debilidades, riesgos detectados, nivel de eficiencia y oportunidades de mejora. Incluye una valoración general del sistema actual.


2. CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO

Tabla con: Categoría | Nº de referencias | Valor del stock | Nivel de rotación | Prioridad

Realiza una clasificación ABC indicando productos A (críticos), B (importancia media) y C (baja criticidad), y explica cómo debe gestionarse cada grupo.


3. ANÁLISIS DE ROTACIÓN

Tabla con: Producto | Ventas | Stock actual | Rotación | Riesgo detectado | Acción recomendada

Identifica productos estrella, de baja rotación, obsoletos, estacionales y con riesgo de rotura.


4. OPTIMIZACIÓN DEL INVENTARIO

Estrategia para reducir exceso de stock, evitar roturas, optimizar compras, mejorar la rotación, reducir costes logísticos y mejorar la disponibilidad. Justifica cada recomendación.


5. ESTRATEGIA DE REPOSICIÓN

Punto de pedido, stock mínimo, stock máximo, stock de seguridad, frecuencia de reposición, reposición automática o manual y priorización por categorías. Explica cuándo utilizar cada estrategia.


6. GESTIÓN DE PROVEEDORES

Tabla con: Proveedor | Tiempo de entrega | Fiabilidad | Riesgo | Recomendación

Incluye recomendaciones para diversificar proveedores, reducir tiempos de entrega, negociar mejores condiciones y mejorar la planificación de compras.


7. AUTOMATIZACIÓN DEL INVENTARIO

Procesos automáticos para reposición, alertas de stock, inventarios periódicos, integración con ventas, predicción de demanda, gestión de compras, control de caducidades e informes. Indica las herramientas recomendadas para cada uno.


8. PREDICCIÓN DE DEMANDA

Metodología para prever necesidades futuras considerando historial de ventas, estacionalidad, tendencias, promociones, eventos especiales y cambios de mercado. Explica cómo ajustar el inventario según estas previsiones.


9. INDICADORES DE RENDIMIENTO

Tabla con: Indicador | Objetivo | Frecuencia de revisión

Incluye rotación de inventario, días de cobertura, nivel de servicio, roturas de stock, exceso de inventario, coste de almacenamiento, valor inmovilizado, tiempo medio de reposición y exactitud del inventario físico. Explica cómo interpretar cada uno.


10. RIESGOS Y PLAN DE CONTINGENCIA

Riesgos principales: roturas de stock, sobrestock, obsolescencia, retrasos de proveedores, errores de inventario, picos inesperados de demanda y problemas logísticos.

Para cada riesgo: probabilidad, impacto, medidas preventivas y plan de actuación.


11. PLAN DE IMPLANTACIÓN DE 90 DÍAS

Primeros 30 días: auditoría del inventario, clasificación ABC, revisión de proveedores y configuración de indicadores.

Días 31 a 60: implantación del sistema de reposición, automatización, formación del personal y primer seguimiento.

Días 61 a 90: optimización, ajustes, evaluación de resultados y escalado.

Para cada fase: objetivos, acciones, responsables, recursos necesarios y resultados esperados.


12. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE

Comprar sin previsión de demanda, no revisar el inventario periódicamente, mantener productos obsoletos, no usar indicadores de rotación, no establecer stock de seguridad, depender de un único proveedor, no automatizar procesos repetitivos, no sincronizar ventas e inventario, no hacer inventarios físicos y no analizar las causas de las roturas. Explica el impacto de cada error sobre la rentabilidad.


13. PLAN DE MEJORA CONTINUA

Auditorías periódicas, revisión de indicadores, optimización de compras, evaluación de proveedores, revisión de la clasificación ABC, actualización de previsiones, automatización progresiva y formación continua del equipo.


14. CHECKLIST FINAL

Verifica que el inventario está bien clasificado, que se han identificado productos críticos y de baja rotación, que existe una estrategia clara de reposición, que están definidos los niveles de stock mínimo, máximo y de seguridad, que se han propuesto automatizaciones, que los proveedores han sido evaluados, que hay indicadores definidos y que el plan de implantación es realista y escalable.