Prompt para redactar email de cobro a clientes morosos

Este prompt está diseñado para redactar un email de cobro a clientes morosos según los días de retraso de la factura. Sirve para que la IA te prepare un correo claro y firme, con los datos de pago, una fecha límite y el siguiente paso si el cliente no responde, sin romper la relación comercial antes de tiempo.

Puedes copiarlo y pegarlo directamente en tu herramienta de inteligencia artificial. Después, sustituye los campos entre corchetes por los datos de la factura y los días de retraso.

Para qué sirve este prompt

Reclamar una factura es de las tareas más incómodas de cualquier negocio: si eres demasiado blando, no pagan; si te pasas, pierdes al cliente. Este prompt ajusta la firmeza al momento, desde el recordatorio amable de los primeros días hasta la reclamación formal, y te deja todo listo para que el cliente no tenga excusa para no pagar.

• Valorar el nivel de mora según los días que han pasado desde el vencimiento.
• Ajustar el tono del correo, del recordatorio amable a la notificación firme.
• Proponer tres asuntos claros que incluyan el número de factura.
• Redactar el correo completo, listo para copiar y personalizar.
• Incluir la fecha límite, los datos de transferencia y la petición de justificante.
• Ofrecer alternativas de pago si el cliente tiene dificultades reales.
• Indicar qué hacer si no hay respuesta en 48 a 72 horas.

Prompt listo para copiar y pegar en tu IA

Copia el siguiente prompt completo y pégalo en tu IA. Indica con exactitud los días de retraso: de eso depende que el correo suene a recordatorio o a última advertencia.

ROL

Actúa como un director de finanzas y especialista en negociación y recuperación de cartera de clientes (Credit & Collections Specialist), con amplia experiencia en comunicación asertiva y gestión de cobranza.


CONTEXTO

Tengo una o varias facturas vencidas con un cliente y necesito enviar una comunicación de seguimiento para reclamar el pago pendiente. Quiero asegurar el cobro lo antes posible manteniendo, dentro de lo posible, una relación comercial profesional y cordial, adaptando la firmeza del mensaje según los días de retraso.


TAREA

- Analizar el nivel de mora según los días transcurridos desde el vencimiento de la factura.
- Redactar una secuencia de correos de cobro progresivos (desde un recordatorio amable hasta una notificación firme).
- Incluir de forma clara todos los datos técnicos necesarios para que el cliente pueda ejecutar el pago sin excusas ni retrasos adicionales.
- Proponer alternativas de pago o canales de contacto en caso de que el cliente presente dificultades financieras reales.


RESTRICCIONES Y EXPECTATIVAS

Datos de la factura:
[nº de factura: 1024 / importe: 1.200 € / concepto: servicios de marketing / fecha de vencimiento: 15 de octubre]

Días de retraso / escenario:
[5 días de retraso (recordatorio) / 15 días (primer aviso) / más de 30 días (reclamación formal)]

Tono de comunicación: profesional, claro, respetuoso y firme. Debe evitar sonar agresivo en los primeros avisos, pero ser categórico e inequívoco si el retraso es prolongado.

Aspectos clave: incluir siempre fecha límite de pago, métodos y datos de transferencia y una solicitud de confirmación de recepción o comprobante.


FORMATO DE SALIDA

Estructura la respuesta de la siguiente manera:


1. ASUNTO DEL CORREO

3 opciones directas y claras que incluyan el número de factura para facilitar la búsqueda en el buzón del cliente.


2. CUERPO DEL EMAIL

Texto completo listo para copiar, pegar y personalizar con los corchetes correspondientes.


3. DATOS DE PAGO DESTACADOS

Plantilla limpia para mostrar IBAN o cuenta, concepto y referencia.


4. SIGUIENTE PASO RECOMENDADO

Breve indicación de qué acción tomar si el cliente no responde en un plazo de 48-72 horas.

Cómo usarlo bien

Un buen correo de cobro es claro, concreto y no amenaza con nada que no vayas a hacer. Revisa con calma el texto de la IA antes de enviarlo, sobre todo en los avisos más firmes.

• Ten claro lo que entrega: el texto de un correo de cobro, no una reclamación judicial ni un requerimiento con validez legal.
• No pegues el IBAN real, los datos del cliente ni las facturas en herramientas gratuitas: usa datos inventados y sustitúyelos al final.
• Revisa que el importe, el número de factura y las fechas coinciden exactamente con tu factura; un error ahí le da al cliente una excusa perfecta.
• No menciones intereses de demora, recargos ni acciones legales sin comprobar antes con tu asesoría qué te permite la ley de morosidad y tu contrato.
• No amenaces con algo que no vayas a hacer, como abogados o ficheros de morosos: resta credibilidad y puede traerte problemas.
• Nunca difundas la deuda a terceros ni la publiques: la reclamación es entre tu cliente y tú.
• Si el retraso es largo o el importe es alto, el correo es el primer paso; el siguiente es tu asesoría o un abogado, no otro correo más duro.

Herramientas recomendadas

Cualquier IA generalista redacta bien estos correos. Si escribes a clientes en otro idioma o quieres pulir el tono, suma herramientas de escritura y traducción.

• ChatGPT: genera la secuencia completa de correos, del recordatorio a la reclamación formal, en una sola conversación.
• Claude: muy bueno ajustando el tono para que el correo sea firme sin resultar agresivo.
• Gemini: práctico si trabajas con Gmail y quieres redactar el aviso directamente desde el buzón.
• Microsoft Copilot: cómodo si usas Outlook y quieres preparar el correo sin cambiar de programa.
• Perplexity: útil para consultar con fuentes qué dice la normativa sobre morosidad antes de mencionar recargos.
• Grammarly: revisa el texto final para que no tenga errores y suene profesional.
• DeepL: imprescindible si reclamas a clientes en otro idioma y no quieres que el mensaje suene brusco.

Ideal para

• Autónomos que tienen que perseguir facturas impagadas.
• Pequeñas empresas sin departamento de cobros.
• Personal de administración que gestiona la cartera de clientes.
• Agencias y consultoras con clientes que pagan tarde.
• Profesionales que no saben cómo reclamar sin estropear la relación.
• Responsables de finanzas que quieren unificar el estilo de los avisos de cobro.
• Cualquier persona que lleva tres semanas mirando una factura vencida sin atreverse a escribir.

* Este prompt es una herramienta de apoyo para reclamar facturas con ayuda de inteligencia artificial. No sustituye el asesoramiento de tu gestoría ni de un abogado, ni tiene validez como requerimiento legal. Revisa los importes, las fechas y cualquier mención a recargos antes de enviar el correo. La IA te ayuda a pedir el dinero con educación; que paguen ya es otra historia.