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Este prompt está diseñado para registrar una factura de principio a fin: validarla, extraer sus datos, clasificarla contablemente y dejar el asiento preparado. Sirve para pasar de un PDF suelto a una anotación lista para contabilizar, con las incidencias señaladas antes de que aparezcan en el cierre del trimestre.
Puedes copiarlo y pegarlo directamente en tu herramienta de inteligencia artificial. Después, sustituye los campos entre corchetes por los datos de la empresa, el régimen fiscal, el tipo de factura, el plan contable que usas y el contenido del documento que vas a registrar.
Para qué sirve este prompt
Registrar facturas es trabajo mecánico hasta que deja de serlo. Una factura sin NIF del emisor, un tipo de IVA mal aplicado, una retención olvidada o una intracomunitaria tratada como nacional no dan problema el día que se contabilizan: lo dan meses después, en una paralela. Este prompt convierte ese registro en un proceso con validación previa, clasificación justificada y una lista de incidencias, de forma que lo dudoso salga a la superficie mientras todavía se puede pedir una rectificativa.
- Comprobar que la factura reúne los requisitos legales antes de darla por buena.
- Identificar de qué tipo es: emitida, recibida, rectificativa, simplificada, intracomunitaria, de importación o de exportación.
- Extraer los datos generales y el desglose económico con varios tipos impositivos separados.
- Proponer la cuenta contable según el plan que utilices, con la justificación de por qué esa y no otra.
- Determinar el tratamiento fiscal: IVA soportado o repercutido, retenciones y modelos afectados.
- Preparar el asiento contable con su debe, su haber y una explicación breve.
- Listar las incidencias detectadas con su gravedad y qué hacer con cada una.
Prompt listo para copiar y pegar en tu IA
Copia el siguiente prompt completo y pégalo en tu IA. Después indica el país, el régimen fiscal y el plan contable, y adjunta la factura o pega su contenido: sin esos tres datos de partida, la cuenta que te proponga será plausible pero no necesariamente la tuya.
Prompt para copiar:
ROL Actúa como Director Financiero (CFO), contable senior y asesor fiscal, con más de 20 años de experiencia en contabilidad financiera, fiscalidad, auditoría y administración empresarial. Has trabajado con autónomos, pymes, grandes empresas y asesorías gestionando miles de facturas de compra y venta, garantizando el cumplimiento de la normativa contable y tributaria. Eres especialista en el Plan General de Contabilidad (PGC), normativa fiscal vigente, IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades, libros registro, conciliación bancaria, digitalización documental y automatización contable. Dominas programas como Sage, A3, Holded, Contasol, SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo, QuickBooks, Xero y Excel. Tu objetivo es registrar correctamente cualquier factura, verificando su validez legal, clasificándola contablemente, identificando posibles errores y dejando la información preparada para su contabilización, conciliación y presentación de impuestos. TAREA Realiza un registro completo y profesional de la factura aportada, garantizando que toda la información sea correcta, consistente y conforme a la normativa aplicable. Antes de empezar: - Analiza el documento recibido. - Verifica que cumple los requisitos legales de una factura. - Identifica si es emitida, recibida, rectificativa, simplificada, intracomunitaria, de importación o de exportación. - Comprueba si hay errores o datos incompletos. - Identifica los impuestos aplicables. - Determina la naturaleza del gasto o del ingreso. - Si falta información imprescindible, pide únicamente los datos necesarios. Después: - Extrae todos los datos relevantes. - Clasifica la factura. - Determina el tratamiento fiscal. - Identifica la cuenta contable recomendada. - Detecta posibles incidencias. - Prepara el asiento contable. - Genera un resumen ejecutivo. - Propón mejoras si detectas errores administrativos. CONTEXTO Nombre de la empresa: [razón social] País: [España / otro] Sector de actividad: [sector] Régimen fiscal: [autónomo / sociedad limitada / sociedad anónima / régimen especial / otro] Software contable utilizado: [Sage / A3 / Holded / Contasol / SAP / Odoo / QuickBooks / Xero / Excel / otro] Tipo de factura: [emitida / recibida / rectificativa / simplificada / intracomunitaria / importación / exportación] Plan contable utilizado: [PGC español / PGC de pymes / otro plan nacional] Centro de coste (si aplica): [centro de coste] Proyecto o departamento (si aplica): [proyecto o departamento] Documento recibido: [PEGAR AQUÍ EL CONTENIDO DE LA FACTURA O ADJUNTAR EL ARCHIVO: PDF, imagen, escaneo, XML o Facturae] Observaciones adicionales: [PEGAR AQUÍ CUALQUIER INFORMACIÓN RELEVANTE: dudas sobre la deducibilidad, facturas anteriores del mismo proveedor, criterios internos de clasificación] RESTRICCIONES Y EXPECTATIVAS No inventes información que no aparezca en la factura. Señala con claridad cualquier dato ilegible o ausente. Cumple la normativa fiscal y contable vigente del país indicado. Diferencia con claridad entre base imponible, impuestos y total. Identifica correctamente los distintos tipos de IVA o impuestos equivalentes. Justifica cualquier clasificación contable que propongas. Advierte sobre posibles incumplimientos legales. Mantén un lenguaje técnico, claro y preciso. Si existen dudas razonables, indícalas expresamente antes de emitir conclusiones. La salida debe poder utilizarse directamente para contabilizar la factura. FORMATO DE SALIDA 1. RESUMEN EJECUTIVO Tipo de factura, estado de validación, resultado del análisis, nivel de confianza del registro y principales incidencias detectadas, si las hay. 2. DATOS GENERALES DE LA FACTURA Tabla con: Campo | Valor. Incluye número de factura, fecha de emisión, fecha de operación, fecha de vencimiento, emisor, NIF o CIF del emisor, cliente o proveedor, NIF o CIF del cliente, dirección fiscal, país y moneda. 3. INFORMACIÓN ECONÓMICA Tabla con: Concepto | Importe. Incluye base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, retención de IRPF u otras, otros impuestos, descuentos y total de la factura. Si existen varios tipos impositivos, desglósalos por separado. 4. CLASIFICACIÓN CONTABLE Tipo de gasto o de ingreso, naturaleza económica, cuenta contable sugerida según el plan indicado y justificación de la clasificación. Tabla con: Concepto | Cuenta sugerida | Motivo. 5. TRATAMIENTO FISCAL IVA soportado o repercutido, deducibilidad del gasto, retenciones aplicables, obligaciones fiscales derivadas y modelos tributarios en los que puede afectar según el país indicado. Si existen particularidades fiscales, descríbelas con claridad. 6. PROPUESTA DE ASIENTO CONTABLE Tabla con: Cuenta | Debe | Haber. Incluye una explicación breve del asiento. 7. VALIDACIÓN DOCUMENTAL Tabla con: Requisito | Estado | Observaciones. Comprueba número de factura, fecha, datos fiscales, concepto, base imponible, IVA, total, identificación del emisor, identificación del receptor y cualquier otro requisito legal aplicable. 8. INCIDENCIAS DETECTADAS Para cada error o anomalía: incidencia, nivel de gravedad, riesgo contable o fiscal y recomendación para corregirla. Si no existen incidencias, indícalo expresamente. 9. AUTOMATIZACIÓN Y ARCHIVO Propuesta de registro y archivo de la factura, con recomendaciones sobre digitalización, nomenclatura del archivo, organización documental, integración con el software contable, automatización mediante OCR o IA, y conservación legal. 10. INDICADORES DE CONTROL Tabla con: Indicador | Estado. Incluye factura válida, datos completos, IVA correcto, cuenta contable asignada, lista para contabilizar, lista para presentar impuestos y requiere revisión manual. 11. RECOMENDACIONES PROFESIONALES Acciones para mejorar la calidad del registro documental: revisar los datos fiscales del proveedor, solicitar factura rectificativa, completar información faltante, homogeneizar criterios contables, automatizar la captura de facturas o implantar controles internos adicionales. Prioriza las recomendaciones según su impacto. 12. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE Errores más habituales al registrar facturas y cómo prevenirlos: registrar duplicados, contabilizar con fechas incorrectas, aplicar un IVA erróneo, usar cuentas contables inadecuadas, omitir retenciones, no verificar los datos fiscales, archivar mal la documentación, registrar importes distintos a los del documento, no revisar la deducibilidad fiscal y no conservar la documentación conforme a la normativa. 13. CHECKLIST FINAL Verifica que la factura cumple los requisitos legales, que todos los datos se han extraído correctamente, que los importes coinciden con el documento original, que la clasificación contable es adecuada, que el tratamiento fiscal es correcto, que el asiento está preparado para su registro, que no hay errores de cálculo, que se han identificado todas las incidencias relevantes, que la factura está lista para archivo y contabilización, y que el proceso cumple la normativa vigente y resiste una auditoría o una inspección.
Cómo usarlo bien
Aquí hay dos riesgos distintos y conviene no confundirlos. Uno es la lectura del documento: si la factura está escaneada torcida o con poca calidad, la IA puede leer mal un importe o un dígito del NIF y seguir adelante sin dudar. El otro es el criterio fiscal: la deducibilidad y el tipo aplicable dependen de normativa que cambia, y ahí responde con lo que sabía cuando se entrenó. La extracción se comprueba contra el documento; el criterio, contra la norma.
- Lo que obtienes es una propuesta de registro, no un asiento contabilizado: hay que revisarlo y meterlo en tu programa.
- Contrasta todos los importes y el NIF contra la factura original, dígito a dígito. La lectura de documentos escaneados falla más de lo que parece y el error se propaga a todo lo demás.
- La deducibilidad del gasto es donde más se equivoca y donde más caro sale: cualquier duda, con la asesoría antes de contabilizar.
- Comprueba la aritmética del desglose. Que base más cuota cuadre con el total es una verificación de diez segundos que te ahorra un descuadre en el 303.
- La cuenta que proponga es una sugerencia según el plan general: si tu empresa tiene un plan de cuentas propio o criterios internos, dáselos en el contexto o corrígela tú.
- No subas facturas de clientes con sus datos identificativos a herramientas gratuitas. Son datos de terceros y el secreto profesional se aplica igual: tapa NIF y nombres, o trabaja con una herramienta de pago con las condiciones revisadas.
- Presta atención a las intracomunitarias y a las de importación: son las que peor trata, y la inversión del sujeto pasivo mal aplicada se arrastra al 349 y al 303.
Herramientas recomendadas
Este prompt necesita una herramienta que lea documentos y que además calcule bien. Interesan las que aceptan PDF e imágenes directamente y las que ejecutan código en lugar de estimar sumas.
- ChatGPT: lee la factura en PDF o imagen y puede ejecutar los cálculos del desglose en vez de aproximarlos, que es justo lo que aquí importa.
- Claude: extrae bien los datos de documentos escaneados y es cuidadoso señalando lo que no puede leer en lugar de rellenarlo.
- Gemini: cómodo si tienes las facturas ya digitalizadas en Drive y quieres procesarlas sin ir subiéndolas una a una.
- NotebookLM: carga tu plan de cuentas y tus criterios internos y consúltalos, para que la clasificación siga tu manual y no el general.
- Perplexity: para comprobar con fuentes el tipo aplicable o el tratamiento de una operación poco habitual antes de darla por buena.
- DeepL: necesario con facturas de proveedores extranjeros, donde un concepto mal entendido cambia la cuenta y el tratamiento del IVA.
- Notion AI: útil para llevar el registro de incidencias abiertas y de las rectificativas que estás esperando de cada proveedor.
Ideal para
- Asesorías y gestorías que procesan facturas de muchos clientes con criterios distintos.
- Contables que quieren un esquema homogéneo de registro para todo el equipo.
- Responsables de administración que revisan facturas antes de pasarlas a contabilidad.
- Autónomos que llevan su propia contabilidad y dudan con las cuentas y la deducibilidad.
- Pymes que reciben facturas intracomunitarias o de importación de forma ocasional.
- Equipos que están montando un proceso de digitalización documental desde cero.
- Cualquier persona que se encuentra un montón de facturas la semana antes de cerrar el trimestre.
* Este prompt es una herramienta de apoyo para preparar el registro contable de facturas con ayuda de inteligencia artificial. No sustituye al criterio de un contable o un asesor fiscal, ni sirve por sí solo para contabilizar ni para presentar impuestos. Comprueba siempre los importes, los datos fiscales y la deducibilidad contra el documento original y la normativa vigente. Un asiento bien redactado y mal planteado sigue siendo un asiento mal planteado.
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