Prompt para elaborar actas de reuniones

Este prompt está diseñado para convertir las notas o la transcripción de una reunión en un acta profesional lista para distribuir. Sirve para ordenar lo tratado punto por punto, separar acuerdos de tareas, asignar responsables y fechas, y cerrar con los próximos pasos y un resumen ejecutivo.

Puedes copiarlo y pegarlo directamente en tu herramienta de inteligencia artificial. Después, sustituye los campos entre corchetes por los datos de la reunión, los asistentes, el orden del día y tus notas o la transcripción completa.

Para qué sirve este prompt

El problema de las actas no es escribirlas, es que sirvan para algo. La mayoría acaban siendo un relato largo de lo que dijo cada uno, sin que quede claro qué se decidió ni quién tiene que hacer qué. Este prompt le exige a la IA la distinción que marca la diferencia: separar lo que se comentó de lo que se acordó, y lo acordado de lo que alguien debe ejecutar antes de una fecha.

• Convertir notas desordenadas o una transcripción en un documento estructurado.
• Diferenciar con claridad decisiones, acuerdos y tareas pendientes.
• Identificar responsables y fechas límite de cada compromiso.
• Resumir las intervenciones sin perder la información importante.
• Señalar los puntos que quedaron abiertos o pendientes de decisión.
• Detectar contradicciones en las notas en lugar de resolverlas por su cuenta.
• Cerrar con un resumen ejecutivo que entienda quien no pudo asistir.

Prompt listo para copiar y pegar en tu IA

Copia el siguiente prompt completo y pégalo en tu IA. Después, pega tus notas o la transcripción y completa los datos de la reunión. Cuanto más en bruto sean las notas, mejor: al resumirlas tú sueles quitar justo el matiz que convierte un comentario en un acuerdo.

ROL

Actúa como un asistente administrativo ejecutivo senior, con más de 20 años de experiencia redactando actas de reuniones para empresas, organismos públicos y comités de dirección. Eres experto en sintetizar información, organizar acuerdos y redactar documentos claros, profesionales y fáciles de consultar después.


TAREA

Elabora un acta de reunión completa, objetiva y bien estructurada a partir de las notas o la transcripción que te facilito.

Durante el proceso debes:

- Identificar los temas tratados y organizarlos cronológicamente.
- Resumir las intervenciones sin perder información importante.
- Diferenciar claramente decisiones, acuerdos y tareas.
- Identificar responsables y fechas límite cuando existan.
- Detectar información incompleta y pedirme únicamente los datos imprescindibles antes de cerrar el acta.
- Redactar con un tono profesional, claro y neutro.
- Destacar los próximos pasos acordados.


CONTEXTO

Nombre de la empresa u organización:
[nombre]

Tipo de reunión:
[comité de dirección / comercial / proyecto / seguimiento / consejo / clientes]

Fecha:
[dd/mm/aaaa]

Hora de inicio:
[hh:mm]

Hora de finalización:
[hh:mm]

Lugar o modalidad:
[presencial / Teams / Zoom / Google Meet]

Asistentes:
[nombre y cargo de cada uno]

Ausentes (si aplica):
[nombres y si excusaron su ausencia]

Persona que dirige la reunión:
[nombre]

Persona que redacta el acta:
[nombre]

Orden del día:
[puntos previstos]

Notas o transcripción de la reunión:
[PEGAR AQUÍ LAS NOTAS O LA TRANSCRIPCIÓN COMPLETA]

Documentación tratada (opcional):
[informes, presentaciones, propuestas]

Observaciones adicionales:
[cualquier cosa relevante]


RESTRICCIONES Y EXPECTATIVAS

No inventes acuerdos ni decisiones.

No atribuyas opiniones a una persona si no aparecen expresamente en las notas.

Resume sin perder información relevante y evita repeticiones.

Mantén un lenguaje formal, profesional y objetivo.

Utiliza frases claras y fáciles de leer.

Señala cualquier punto que quedara pendiente de decisión.

Si detectas contradicciones en las notas, indícalo en lugar de resolverlas por tu cuenta.

Destaca claramente las acciones que requieren seguimiento.

El documento debe poder distribuirse directamente entre los asistentes.


FORMATO DE SALIDA


1. DATOS GENERALES

Empresa, tipo de reunión, fecha, hora de inicio y fin, lugar, responsable de la reunión y responsable del acta.


2. ASISTENTES

Listado de asistentes y listado de ausentes.


3. ORDEN DEL DÍA

Todos los puntos tratados, numerados.


4. DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Para cada punto:

- Resumen de lo tratado
- Conclusiones
- Decisiones tomadas
- Observaciones


5. ACUERDOS ALCANZADOS

Tabla con: Nº | Acuerdo | Responsable | Fecha límite | Estado


6. TAREAS PENDIENTES

Tabla con: Tarea | Responsable | Prioridad | Fecha objetivo


7. RIESGOS O ASUNTOS PENDIENTES

Temas abiertos, problemas detectados, decisiones pendientes y riesgos identificados.


8. PRÓXIMOS PASOS

Acciones que deben realizarse antes de la siguiente reunión.


9. PRÓXIMA REUNIÓN

Fecha, hora, lugar y objetivos previstos. Si no está definida, indícalo expresamente.


10. RESUMEN EJECUTIVO

De 5 a 10 líneas que permitan entender rápidamente qué se decidió, qué acciones hay que ejecutar, quién es responsable de cada una y cuáles fueron los temas más importantes.

Cómo usarlo bien

Un acta se juega en dos sitios: en las tablas de acuerdos y tareas, que es lo único que la gente lee de verdad, y en la rapidez con la que circula. Todo lo demás es acompañamiento.

• Cuanto más en bruto sean tus notas, mejor: no las ordenes antes de pegarlas.
• Si trabajas con transcripción automática, pégala entera: la IA se maneja bien con el desorden de una conversación real.
• Revisa siempre las tablas de acuerdos y tareas antes de enviar: es donde más se nota si algo se ha entendido al revés.
• Avisa antes de grabar una reunión: hacerlo sin conocimiento de los asistentes puede vulnerar la protección de datos y en muchas empresas está regulado.
• Cuidado con lo confidencial: si se han tratado salarios, negociaciones o datos personales, comprueba qué herramientas tenéis autorizadas antes de pegar nada.
• Las actas de consejo de administración y junta general tienen requisitos legales de contenido, aprobación y firma: usa esto para el borrador y que las formalice el secretario del órgano.
• Circula el acta el mismo día y pide confirmación: un acta que nadie corrige en 48 horas es un acta que nadie ha leído.

Herramientas recomendadas

Este prompt funciona mejor con herramientas capaces de digerir transcripciones largas sin perder el hilo. También conviene combinarlo con herramientas de grabación y transcripción, que son las que te ahorran tomar notas durante la reunión.

• Claude: la mejor para transcripciones largas de reuniones de dos horas, porque no pierde el hilo a mitad del documento.
• ChatGPT: rápido para reuniones cortas y para ajustar el tono del acta hasta dejarlo como lo usáis en tu empresa.
• Gemini: la opción natural si trabajáis con Google Meet y Docs, porque el acta se queda donde vais a buscarla.
• Microsoft Copilot: encaja si vuestras reuniones son en Teams y queréis el acta dentro del propio entorno de Microsoft.
• Otter.ai: útil para obtener la transcripción con marcas de tiempo antes de pasarla por el prompt.
• Notion: práctico para archivar las actas y hacer seguimiento de las tareas pendientes de cada reunión.
• Google Docs: cómodo para que los asistentes revisen y corrijan el acta antes de darla por aprobada.

Ideal para

• Quien redacta las actas del comité de dirección y pierde media tarde en cada una.
• Jefes de proyecto que necesitan dejar por escrito acuerdos y responsables después de cada seguimiento.
• Equipos comerciales que documentan reuniones con clientes y quieren un registro claro de lo comprometido.
• Asociaciones, comunidades y organismos públicos que deben dejar constancia formal de sus sesiones.
• Despachos y consultoras que registran reuniones de trabajo con varios interlocutores.
• Equipos en remoto donde el acta es el único registro de lo que se decidió.
• Cualquier equipo cansado de discutir dos semanas después qué se había decidido exactamente.

* Este prompt es una herramienta de apoyo para redactar actas con ayuda de inteligencia artificial. Revisa siempre los acuerdos y las tareas antes de distribuir el documento, y ten en cuenta que las actas de órganos societarios tienen requisitos legales propios. La IA ordena la reunión estupendamente, pero no estuvo allí.