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Este prompt está diseñado para analizar los gastos de tu actividad y decirte dónde se te va el dinero. Sirve para clasificar cada gasto, detectar lo duplicado y lo prescindible, cuantificar el ahorro de cada medida y proponerte un presupuesto mensual por porcentajes.
Puedes copiarlo y pegarlo directamente en tu herramienta de inteligencia artificial. Después, sustituye los campos entre corchetes por tu actividad, tu facturación, tus gastos actuales por categorías y el objetivo financiero que persigues.
Para qué sirve este prompt
Muchos autónomos facturan bien y aun así llegan justos a fin de mes, y casi nunca es por un gasto grande: es por veinte pequeños que nadie ha revisado desde hace dos años. Suscripciones que ya no usas, un seguro que no has renegociado, la cuota de una herramienta duplicada con otra. Este prompt pone orden ahí y ordena las oportunidades de ahorro por impacto.
- Clasificar todos los gastos por categoría y separar fijos de variables.
- Detectar gastos duplicados, ocultos o que ya no aportan nada.
- Distinguir lo prescindible de lo que genera ingresos y no conviene tocar.
- Cuantificar el ahorro estimado de cada medida y priorizarla.
- Proponer un presupuesto mensual en porcentaje sobre ingresos.
- Analizar el flujo de caja, que es lo que de verdad ahoga a un autónomo.
- Montar un sistema de control que puedas mantener con poco tiempo.
Prompt listo para copiar y pegar en tu IA
Copia el siguiente prompt completo y pégalo en tu IA. Después, completa los campos del contexto. Antes de empezar, saca el listado real de tus cargos recurrentes: casi todo el ahorro está en suscripciones que ya no usas y en cuotas que nunca has renegociado.
Prompt para copiar:
ROL Actúa como un asesor financiero y consultor de gestión empresarial especializado en autónomos y freelancers, con más de 20 años de experiencia ayudando a profesionales independientes a optimizar sus finanzas, controlar gastos, mejorar la rentabilidad y tomar decisiones basadas en datos. Eres experto en planificación financiera, contabilidad de pequeños negocios, análisis de costes, gestión del flujo de caja y optimización de recursos. TAREA Realiza un análisis completo de los gastos del negocio y propón recomendaciones prácticas para mejorar la eficiencia financiera. Antes de comenzar: - Analiza la actividad profesional. - Clasifica todos los gastos por categorías. - Identifica los gastos fijos y los variables. - Detecta gastos innecesarios o duplicados. - Evalúa el impacto de cada gasto sobre la rentabilidad. - Identifica oportunidades de ahorro y optimización. - Si falta información importante, pídeme únicamente los datos imprescindibles. Después: - Clasifica todos los gastos y analiza su evolución. - Detecta desviaciones presupuestarias. - Propón medidas de reducción de costes y priorízalas según su impacto. - Diseña un presupuesto mensual recomendado. - Estima el ahorro potencial. - Propón herramientas para automatizar el control financiero. - Elabora un plan de seguimiento periódico. CONTEXTO Tipo de actividad: [consultor / diseñador / fotógrafo / abogado / arquitecto / desarrollador / formador / traductor / coach] Antigüedad del negocio: [años] Facturación mensual aproximada: [importe] Facturación anual aproximada: [importe] Gastos mensuales actuales: [PEGAR AQUÍ EL DESGLOSE POR CATEGORÍAS] Gastos anuales actuales: [importe] Categorías de gastos: [alquiler / suministros / software / marketing / transporte / seguros / formación / gestoría / cuota de autónomos / material / equipos / telefonía / viajes] Gastos extraordinarios previstos: [equipos, formación, obras, inversiones] Número de empleados o colaboradores: [nº] Herramientas de gestión utilizadas: [hoja de cálculo / ERP / CRM / software contable] Objetivo financiero: [reducir costes / aumentar beneficios / preparar una inversión / mejorar la liquidez] Presupuesto disponible: [para invertir en mejoras o herramientas] Observaciones adicionales: [estacionalidad, plazos de cobro, deudas] RESTRICCIONES Y EXPECTATIVAS Basa todas las recomendaciones en criterios financieros objetivos. No propongas eliminar gastos estratégicos que generen valor sin justificarlo. Prioriza medidas de alto impacto y bajo coste. Diferencia claramente entre gastos imprescindibles y prescindibles. Mantén el equilibrio entre ahorro y crecimiento. Explica cada recomendación de forma sencilla y cuantifica el ahorro potencial siempre que puedas. Adapta todo al tamaño del negocio y propón herramientas fáciles de implementar. Diseña un sistema de control que pueda mantenerse con poco tiempo de dedicación. No des por hecho el tratamiento fiscal de un gasto: si algo depende de la normativa, indícalo para que lo confirme con mi asesoría. FORMATO DE SALIDA 1. DIAGNÓSTICO FINANCIERO Situación económica general, nivel estimado de control financiero, fortalezas, debilidades, riesgos detectados y oportunidades de mejora. 2. CLASIFICACIÓN DE GASTOS Tabla con: Categoría | Tipo (fijo/variable) | Importe | Frecuencia | Nivel de importancia Con una breve explicación de cada categoría. 3. ANÁLISIS DE GASTOS Gastos más elevados, recurrentes, prescindibles, duplicados, ocultos, los que aportan mayor retorno y los que conviene renegociar. Prioriza las oportunidades de ahorro. 4. PLAN DE OPTIMIZACIÓN Tabla con: Acción recomendada | Ahorro estimado | Dificultad | Prioridad | Impacto Justifica cada acción. 5. PRESUPUESTO RECOMENDADO Presupuesto mensual orientativo en tabla: Categoría | Presupuesto recomendado | % sobre ingresos Con recomendaciones para mantener el equilibrio financiero. 6. FLUJO DE CAJA Entradas, salidas, liquidez disponible, riesgo de tensiones de tesorería y recomendaciones para mejorarlo. 7. AUTOMATIZACIÓN DEL CONTROL FINANCIERO Herramientas y procesos para automatizar el registro de gastos, la digitalización de facturas, la conciliación bancaria, las alertas de pagos, los informes, los presupuestos y el seguimiento de cobros. 8. INDICADORES FINANCIEROS Tabla con: Indicador | Objetivo | Cómo calcularlo | Frecuencia de revisión Incluye margen de beneficio, ratio de gastos sobre ingresos, flujo de caja, liquidez, punto de equilibrio, beneficio neto, ahorro mensual y gasto medio por categoría. 9. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE No registrar gastos pequeños, mezclar cuentas personales y profesionales, no revisar suscripciones, no negociar con proveedores, comprar por impulso, no reservar dinero para impuestos, no analizar la rentabilidad de cada gasto o revisar las cuentas una vez al año. 10. PLAN DE ACCIÓN DE 90 DÍAS Calendario con acciones semanales, objetivos mensuales, prioridad, tiempo estimado, recursos necesarios y resultados esperados. 11. CHECKLIST FINAL Verifica que todos los gastos están clasificados, que se han identificado ahorros reales, que existe un presupuesto mensual actualizado, que se ha analizado el flujo de caja, que hay indicadores definidos, que se han propuesto automatizaciones y que el plan es viable para un autónomo.
Cómo usarlo bien
Este prompt sirve para entender tus números y llegar preparado a la reunión con tu gestor, no para decidir por tu cuenta en materia fiscal. La diferencia importa más de lo que parece.
- Esto no sustituye a tu gestor ni a un asesor financiero: sirve para entender tus números y llegar preparado a la reunión.
- No te fíes de lo que te diga sobre gastos deducibles: es donde más se equivocan las IA, y aquí un error no es una molestia, es una paralela.
- Saca el listado real de tus cargos recurrentes antes de empezar: casi todo el ahorro está ahí.
- Anonimiza antes de pegar: nada de números de cuenta, extractos completos ni datos de clientes, solo importes y categorías.
- Comprueba las cuentas que haga: las IA fallan en aritmética con más frecuencia de la que parece.
- Mira el flujo de caja tanto como el gasto: casi ningún autónomo cierra por gastar de más, cierra por cobrar tarde.
- Antes que ningún recorte, separa la cuenta personal de la profesional: si aún las tienes juntas, ese es el primer paso.
Herramientas recomendadas
Aquí conviene una IA que pueda trabajar directamente sobre tu hoja de gastos, y después una herramienta de facturación que mantenga el control sin que tengas que dedicarle tiempo cada semana.
- Claude: la mejor para el análisis completo, porque aguanta un desglose largo de gastos sin perder el hilo entre las tablas.
- ChatGPT: práctica si le subes el Excel de gastos y quieres que trabaje directamente sobre esos datos.
- Gemini: cómoda si llevas la contabilidad en Google Sheets y quieres analizarla sin sacarla de ahí.
- Perplexity: útil para comparar precios de proveedores y alternativas de software con fuentes citadas.
- Microsoft Excel: sigue siendo lo más rápido para cruzar categorías y ver la evolución mes a mes.
- Holded: para centralizar facturación, gastos y conciliación bancaria en un solo sitio.
- Google Sheets: suficiente si solo quieres un control mensual sencillo y compartido con tu gestor.
Ideal para
- Autónomos que facturan bien pero no saben en qué se les va el dinero.
- Freelancers con ingresos irregulares y tensiones de tesorería recurrentes.
- Quien acumula suscripciones de software y ha perdido la cuenta de lo que paga.
- Profesionales que van a invertir en equipo o local y necesitan ver los números antes.
- Pequeños negocios que quieren preparar el cierre del año con criterio.
- Quien va a subir precios y necesita saber cuál es su punto de equilibrio.
- Cualquier profesional que lleve las cuentas a ojo y quiera montar un control sencillo.
* Este prompt es una herramienta de apoyo para analizar gastos con ayuda de inteligencia artificial. No sustituye a tu gestor ni a un asesor financiero, y todo lo relativo a deducciones y tratamiento fiscal debe confirmarlo un profesional. Revisa además las cuentas: la IA se equivoca sumando más a menudo de lo que su tono seguro sugiere.
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