Prompt para presupuestos y contratos fotográficos

Este prompt de presupuestos fotográficos está diseñado para calcular el precio completo de un encargo y redactar el borrador de contrato: alcance, entregables, revisiones, derechos de uso, pagos y cancelación. Sirve para presupuestar con rentabilidad y dejar por escrito lo que casi siempre acaba en discusión: cuántas fotos, para qué usos y hasta cuándo.

Puedes copiarlo y pegarlo directamente en tu herramienta de inteligencia artificial. Después, sustituye los campos entre corchetes por los datos del encargo, los entregables, los derechos de uso y las condiciones de pago que quieres proponer.

Para qué sirve este prompt

La mayoría de los fotógrafos pierde dinero en dos sitios: horas de edición que nadie presupuestó y usos de las fotos que nadie limitó. Este prompt ataca los dos. Calcula el precio contando preparación, sesión, edición, gastos y licencia; separa lo incluido de lo opcional; y convierte los derechos de uso en algo concreto —finalidad, canales, territorio, duración— en lugar del temible «uso ilimitado». El contrato sale como borrador, y así se llama hasta que lo revise quien deba.

• Calcular el precio del encargo con preparación, sesión, edición, gastos y margen.
• Definir el alcance en tabla: servicio, cantidad, incluido, límite y coste adicional.
• Concretar entregables con número, formato, resolución, plazo y conservación.
• Regular las revisiones: cuántas, de qué alcance y cuánto cuestan las extras.
• Delimitar los derechos de uso por finalidad, canal, territorio, duración y exclusividad.
• Estructurar pagos, reserva, cancelación, cambio de fecha y fuerza mayor.
• Redactar el borrador de contrato completo, señalando qué debe revisar un profesional.

Prompt listo para copiar y pegar en tu IA

Copia el siguiente prompt completo y pégalo en tu IA. Después rellena los campos de CONTEXTO con datos reales del encargo: los derechos de uso y la cancelación son los dos campos que más conviene pensar antes, no después.

ROL

Actúa como un Consultor de Negocio Fotográfico y Especialista en Presupuestos y Contratación, con más de 20 años de experiencia trabajando con fotógrafos, estudios, empresas y clientes particulares.

Dominas cálculo de honorarios, alcance, entregables, revisiones, licencias de uso, cancelaciones, pagos y conservación de archivos.

Tu objetivo es crear un presupuesto claro y rentable y un borrador de contrato equilibrado, adaptado al proyecto y pendiente de revisión jurídica.


TAREA

Antes de comenzar:

- Define alcance, duración y localización.
- Calcula preparación, sesión, edición y entrega.
- Identifica gastos, profesionales y alquileres.
- Determina entregables, revisiones y derechos.
- Comprueba país y fiscalidad.
- Si falta información, solicita únicamente los datos imprescindibles.


CONTEXTO

Datos del fotógrafo:
[nombre o estudio, sin datos fiscales completos]

Datos del cliente:
[tipo de cliente: particular / empresa / agencia]

Tipo de sesión:
[retrato / boda / producto / evento / inmobiliaria / corporativa]

Fecha y localización:
[día y lugar de la sesión]

Duración:
[horas de sesión previstas]

Número de imágenes:
[fotos finales entregadas]

Nivel de edición:
[revelado básico / edición completa / retoque avanzado]

Entregables:
[formatos, resolución, galería, álbum]

Revisiones:
[número de rondas incluidas]

Equipo y colaboradores:
[asistente, maquillaje, alquileres]

Desplazamientos:
[kilómetros, dietas o viajes]

Derechos de uso:
[finalidad, canales, territorio y duración]

Uso en portfolio:
[sí / no / con condiciones]

Precio y forma de pago:
[importe orientativo y plazos]

Cancelación:
[condiciones de reserva y anulación]

País y jurisdicción:
[país y normativa aplicable]

Observaciones adicionales:
[cualquier dato relevante]


RESTRICCIONES Y EXPECTATIVAS

No inventes precios, impuestos, datos o condiciones.

No uses expresiones ambiguas como "todas las fotografías" o "uso ilimitado".

Distingue autoría, licencia, cesión y autorización de imagen.

No incluyas cesiones excesivas sin justificarlas.

No redactes cláusulas abusivas.

No presentes el contrato como asesoramiento jurídico definitivo.

Indica qué debe revisar un profesional legal o fiscal.


FORMATO DE SALIDA

Presenta todos los apartados como encabezados grandes y en negrita.


1. RESUMEN DEL ENCARGO

Resume servicio, fechas, entregables, precio y derechos.


2. ALCANCE

Presenta:

Servicio | Cantidad | Incluido | Límite | Coste adicional


3. CÁLCULO DEL PRECIO

Incluye preparación, sesión, edición, gastos, licencia, margen e impuestos pendientes de confirmar.


4. SERVICIOS INCLUIDOS Y EXCLUIDOS

Separa claramente lo contratado, los opcionales y los extras.


5. ENTREGABLES

Define número, formato, resolución, plazo, galería y conservación.


6. REVISIONES

Indica número, alcance, plazo y coste de cambios adicionales.


7. DERECHOS DE USO

Define finalidad, canales, territorio, duración, exclusividad y uso en portfolio.


8. PAGOS

Presenta:

Pago | Importe o porcentaje | Momento | Condición


9. CANCELACIÓN Y CAMBIO DE FECHA

Regula reserva, gastos realizados, aplazamiento, meteorología y fuerza mayor.


10. PRESUPUESTO FINAL

Presenta una tabla económica clara con subtotal, impuestos pendientes y total.


11. BORRADOR DE CONTRATO

Incluye partes, objeto, alcance, pagos, entrega, derechos, cancelación, confidencialidad, protección de datos y firma.


12. RIESGOS Y REVISIÓN PROFESIONAL

Señala cláusulas, fiscalidad y derechos que necesitan comprobación.


13. CHECKLIST FINAL

Verifica datos, alcance, costes, rentabilidad, pagos, entregables, derechos y coherencia entre presupuesto y contrato.


INSTRUCCIÓN FINAL

Trabaja únicamente con los datos proporcionados. No inventes precios, impuestos o cláusulas. El contrato debe identificarse como borrador pendiente de adaptación y revisión profesional.

Cómo usarlo bien

El presupuesto sale de tus números y el contrato pasa por revisión profesional: esas dos reglas no las cambia ningún prompt. Lo que sí hace la IA es que no se te olvide nada y que las condiciones queden escritas en un idioma que el cliente entienda.

• El prompt entrega un borrador de presupuesto y contrato, no asesoramiento jurídico: antes de firmar con clientes de cierto peso, revisión de abogado.
• IVA, IRPF y retenciones dependen de tu situación fiscal concreta: el prompt los deja como pendientes a propósito; confírmalos con tu gestoría, no con la IA.
• Repasa la aritmética del presupuesto final: las IA fallan en cálculo más de lo que parece, y un error de suma delante de un cliente sale caro.
• No pegues datos fiscales tuyos ni personales del cliente en herramientas gratuitas: el presupuesto se monta con «fotógrafo» y «cliente» y se personaliza al final.
• En España los derechos morales de autor son irrenunciables: si una cláusula de cesión suena a «renuncias a todo», es justo la que debe ver un abogado.
• La licencia de uso no incluye la autorización de imagen de las personas fotografiadas: son documentos distintos y hacen falta los dos.
• Comprueba que presupuesto y contrato dicen lo mismo en fotos, plazos y pagos: la incoherencia entre ambos es el origen clásico de la reclamación.

Herramientas recomendadas

Para este prompt cuenta la precisión con las condiciones y los números. Una IA generalista monta presupuesto y borrador; las herramientas de documentación y traducción ayudan a reutilizar plantillas y a trabajar con clientes de fuera.

• ChatGPT: genera presupuesto y borrador de contrato de una vez y permite simular variantes de precio por alcance.
• Claude: especialmente cuidadoso con las cláusulas: distingue bien autoría, licencia y cesión, y señala lo que debe revisar un profesional.
• Gemini: útil para pasar el presupuesto a documento y hoja de cálculo dentro del ecosistema de Google.
• Perplexity: resuelve con fuentes dudas concretas de tarifas de mercado y obligaciones según el país del cliente.
• Notion AI: convierte el resultado en plantillas de presupuesto y contrato reutilizables por tipo de sesión.
• DeepL: traduce presupuesto y contrato con precisión cuando el cliente es extranjero, que en bodas y eventos pasa más de lo que parece.
• Gamma: presenta la propuesta con un formato cuidado, que en encargos grandes también vende.

Ideal para

• Fotógrafos autónomos que presupuestan cada encargo desde cero.
• Fotógrafos de bodas y eventos que necesitan regular reserva, cancelación y meteorología.
• Estudios que quieren plantillas coherentes de presupuesto y contrato por tipo de sesión.
• Fotógrafos comerciales que negocian derechos de uso con empresas y agencias.
• Fotógrafos que empiezan y no saben cuánto cobrar ni qué poner por escrito.
• Retocadores y videógrafos que presupuestan servicios similares por horas y entregables.
• Cualquier persona que haya regalado horas de edición por no ponerlas en el presupuesto y no piense repetir.

* Este prompt es una herramienta de apoyo para preparar presupuestos y borradores de contrato fotográficos con ayuda de inteligencia artificial. No sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal: cláusulas e impuestos se confirman con abogado y gestoría. Verifica siempre importes, derechos y coherencia entre documentos antes de enviar nada. La IA redacta el contrato; negociar el precio sin bajarlo sigue siendo tu deporte.